„Alexa, wie spät?“, frage ich während des Frühstücks und Amazon Echo antwortet: „Es ist jetzt 7:42 Uhr“. Das zylinderförmige Gerät spielt mir Musik ab, gibt mir Antworten auf eine Reihe von Fragen, beispielsweise nach dem Wetter oder nach meinem nächsten Termin, dimmt die Helligkeit im Raum oder regelt die Zimmertemperatur. Am Anfang war es kurios, dem Lichtschalter, also einer Sache, oder dem Heizkörperventil einen Befehl zu erteilen. Aber schnell hat man sich daran gewöhnt und kommt sich vor wie in einem Science Fiction.

Unsere Kommunikation hat sich verändert. Verändert durch die Digitalisierung, Messaging-Systeme, M2M-Kommunikation, Industrie 4.0, Assistenzsysteme, Virtual Reality, Roboter u. v. a. m. In fast jedem Bereich hat sich unser Gesprächsverhalten schleichend den digitalen Errungenschaften angepasst. Wir sprechen mit Maschinen fast wie mit einem Menschen. Naja, aber nur fast. Aktuell ist alles noch sehr begrenzt und verführt zu kommandoartigem Sprechen, was sich in dem einen oder anderen Fall auch auf die Mitmenschen auswirkt. Die Spracheerkennung hat massive Fortschritte gemacht, gekoppelt mit KI, also künstlicher Intelligenz, wird sich die Erkennung zukünftig wieder unserem natürlichen Sprechen anpassen.

Doch was bedeutet das für Unternehmen und die Kommunikation in Unternehmen? Hat eine effizientere Kommunikation Auswirkungen auf den Geschäftserfolg?

Je schneller die technische Entwicklung voranschreitet, desto mehr nimmt der Druck zu, unsere Kommunikationseffizienz zu erhöhen. In vielen Unternehmen ist das schon zu spüren. So gibt es etwa Messenger-Gruppen in Abteilungen und der gesamte Gesprächsverkehr für Projekte etc. wird darüber abgewickelt. Auch die Kommunikation mit Kunden und Interessenten läuft immer häufiger über Messaging-Programme, wie beispielsweise WhatsApp, Facebook-Messenger, ab.

In der Folge verschwimmen zunehmend synchrone und asynchrone Kommunikation. Die Trennung von unmittelbarer Kommunikation, wie beim Telefonieren, und zeitversetzter Kommunikation, etwa bei einem Briefwechsel, werden aufgehoben. Das Weglassen aller Förmlichkeiten und Schnörkel, wie Anrede, Verabschiedung, einleitender Sätze, führt zu einer starken Reduktion… es geht sofort in medias res.

Die Systeme werden immer besser. Viele Unternehmen, vor allem jüngere Firmen, reicht eine WhatsApp-Gruppe oder ein normaler Messenger nicht mehr aus. Tools wie Slack, bei denen man sich über mehrere Channel miteinander unterhält, werden eingesetzt, um so die Kommunikationseffizienz nochmal weiter zu erhöhen.

Ganz gleich, ob man eine solche Entwicklung für gut befindet oder nicht, wir als Unternehmer oder Manager werden unweigerlich damit konfrontiert und können uns nur schwer entziehen. Also ist es besser sich gleich mit den Themen auseinanderzusetzen als zu einem späteren Zeitpunkt.

Ein weiterer Punkt ist die M2M-Kommunikation, also die Machine-to-Machine-Kommunikation. Die ist bereits heute in der Industrieproduktion zu finden, wenn Lagersysteme und Fertigungsroboter miteinander kommunizieren. Selbst hier stehen wir erst am Anfang, denn die digitale Kommunikation der Maschinen lässt sich auch auf andere Bereiche des Unternehmens übertragen, etwa der Verarbeitung von Posteingängen, Mails, Verwaltungsprozessen etc. So erzählte mir ein befreundeter Unternehmer, dass seine Lieferantenrechnungen vollautomatisch gebucht und bezahlt werden. Künstliche Intelligenz lässt grüßen.

Der Mensch ist nur Impulsgeber oder Initiator eines Prozesses. Die gesamte Kommunikation findet auf digitaler Ebene zwischen Programmen, Maschinen, Robotern und digitalen Assistenten statt. So wird der Workflow deutlich verbessert und analoge menschliche Kommunikationskosten gespart. Spinnt man diesen Gedanken weiter, so kann man sich eine komplette Fabrik vorstellen, die lediglich nur noch einen Unternehmenslenker hat, der einen Impuls für ein Produkt gibt, und danach finden alle Prozesse auf Maschinenebene statt. Wir sind heute noch nicht so weit, jedoch vereinfacht M2M viele Prozessschnittstellen und schafft Freiräume für menschliche Kommunikation und kreative Prozesse.

Wir spüren in vielen Bereichen, dass die effiziente Kommunikation zunimmt, wie zum Beispiel in der Führung, im Marketing, Verkauf, bei Präsentationen oder in Gesprächen. Die Anforderungen steigen: Im Unternehmen soll immer schneller (effizienter) und zielgerichteter (effektiver) kommuniziert werden. Aber wie lässt sich das umsetzen?

Nehmen wir mal das Thema Vortragen und Präsentieren. Formate für Vorträge verkürzen sich immer weiter. Üblich sind heute 10–20 Minuten für einen Präsentationsvortrag. Die Erwartungen der Zuhörer sind hoch: Der analoge Präsenter, unterstützt durch das digitale Medium PowerPoint, muss die Zeit einhalten, auf den Punkt kommen, mit entschlackten Folien präsentieren und persönlich überzeugen.

Eine große Herausforderung, der viele Präsenter nicht gerecht werden. Vortragende müssen also effizienter kommunizieren und präsentieren. Um das zu lernen, bedarf es Kommunikations- und Präsentationsweiterbildungen, die über den Standard hinausgehen. Additiv sollte der Vortragende Methoden und Techniken kennen, um etwa Fokus, Klarheit und Effizienz zu gewinnen. Sehr schön lässt sich das etwa sehen bei dem Presentation Rocket Day. Innerhalb eines Tages wird die Präsentationsperformance eines Vortragenden um 100–200 % gesteigert.

Als Fazit lässt sich daraus ziehen:

Steigt die Kommunikationseffizienz, bedeutet das für das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Daher lohnt es sich, sich damit intensiver auseinanderzusetzen, sich mit den Mechanismen und Einsatzgebieten zu beschäftigen.

Dabei sollten wir das Ziel stets vor Augen haben. Wir müssen lernen, wann effiziente Kommunikation sinnvoll ist – etwa wenn Prozesse und Sachthemen optimiert werden können. Geht es um emotionale Themen, ist es besser von asynchroner Kommunikation, etwa einem Messenger, auf eine synchrone Unterhaltung, also ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht, zurückzukommen.