Die Marketing- und Kommunikationsabteilung eines Industriekunden von mir hat die schwierige Aufgabe mit den verschiedensten Abteilungen und Departements des Konzerns zusammenarbeiten zu dürfen. Die Entscheidungen werden in den Abteilungen gefällt, die Abteilung für Marketing und Kommunikation hat die Aufgabe Maßnahmen und Ideen zu entwickeln, die für alle Abteilungen stimmig sind.

Ausgangslage: Beratendes Führen als Grundlage für das Verhandlungsgeschick

Der Industriebetrieb ist in sehr unterschiedlichen Bereichen tätig. Verschiedene Projekte sind übergreifend in den Bereichen und müssen von den verschiedenen Vorgesetzten bewilligt und unterstützt werden. Die Mitarbeitenden im Marketing müssen auf verschiedenen Ebenen verhandeln und haben dabei keine hierarchische Macht gegenüber den Entscheidungsträgern. Um die Projekte durchsetzen zu können führten wir einen Workshop mit dem Thema „beratendes Führen“ durch. Es geht darum, alle Beteiligten über emotionales Verhandlungsgeschick zu überzeugen. Der Entscheid kann nicht autoritär über eine Weisung bewirkt werden. Bei der Argumentationstechnik und Gesprächsführung wird dabei sehr stark auf die emotionale Ausrichtung der Beteiligten geschaut und deren Beweggründe durch gezielte Fragen ergründet. Die Überzeugung hat fast ausnahmslos über eine emotionale Argumentationsbrücke zu erfolgen. Die Motivation aller Beteiligten muss angesprochen werden können, um ein für alle Seiten ein akzeptables Resultat zu erhalten. Die Workshops bestanden aus Wissensvermittlung im Bereich der psychologischen Motivationstheorie, emotionale Argumentationstechnik und vor allem aus Praxissituationen. Dabei wurden Rollenspiele zu zweit oder als Diskussionsleitung durchgeführt. Die anschliessende Videoanalyse half den Teilnehmenden das Verhalten und die Argumentation stetig zu verbessern.

Herausforderung: Unterschiedliche Ziele in einem gemeinsamen Projekt verwirklichen

Der eigentliche Knackpunkt war jeweils der grosse Unterschied der Ziele der beteiligten Interessensgruppen. Es genügte nicht, «nur» gut zu argumentieren und auf die verschiedenen Persönlichkeiten einzugehen, denn die Ziele und Prioritäten der einzelnen Abteilungen sind einfach zu verschieden. Ausserdem kommt der kulturelle Unterschied der verschiedenen Länder dazu, in denen die Firma tätig ist. Die Motivation der Menschen dieser Welt ist sehr ähnlich. Die Unterschiede der Länder und Regionen liegen in der Kultur. So können Prioritäten und Werte sehr unterschiedlich sein. Asiatische Länder haben ganz andere Werte als Amerika, in Australien ist die Entscheidungsfindung anders als in Europa. Das globale Agieren stellt die Führungskräfte und Mitarbeiter vor neue, sehr anspruchsvolle Frage- und Problemstellungen. Deshalb erwuchs aus den Workshops auch die wichtige Erkenntnis, dass diese Herausforderung nur mit einer strukturierten Vorgehensweise gemeistert werden kann.

Vorgehen: Bottom up strategy, Leitfaden für das resultatorientierte Zusammenarbeiten

In einem weiteren Workshop hat sich das Leadership der Marketing- und Kommunikationsabteilung damit auseinandergesetzt, wie eine strukturierte Vorgehensweise bzw. Aufgabenstellung aussehen muss, damit bessere Resultate erreicht werden können. Zuerst wurde die Definition dieser so genannten „Bottom up strategy“ gesucht: Das Marketing hat die Aufgabe, die Organisation als Ganzes zu überzeugen. Die Identifikation des Markttrends sowie der Wünsche und Erwartungen des Marktes hat «von unten» – also von der Marketingabteilung aus – zu erfolgen. Die Informationen müssen jederzeit und jedem zur Verfügung stehen. Das Marketing spielt also eine wichtige Rolle für die Entwicklung einer globalen Unternehmenskultur. Der Wandel vom lokalen Einzelkämpfertum in den verschiedenen Ländern zum Auftreten als globaler Player ist oberstes Ziel der Gesamtunternehmung.

Der strukturierte Ansatz für die Vorgehensweise wurde auf Grundlage des Storyboard-Ansatzes erarbeitet. Am Anfang steht die Kernbotschaft, also die oberste Zielsetzung für das Vorgehen, daraus werden drei Schritte abgeleitet, um ein Projekt strukturiert aufbauen zu können:

Intro: Was wollen wir erreichen? Zielsetzung für das Projekt

Kernbotschaft: Gemeinsam ein Vorgehen definieren, und gemeinsam ein Resultat erhalten

1. Schritt: Warum? Gemeinsames Verständnis des Grundes für das Projekt

Erkennen der Wichtigkeit des Projektes. Die gemeinsame Begründung und Ursache für das Projekt verstehen. Erarbeiten der faktenbasierten Grundlage. Klare Definition der Zukunftserwartungen. Abwägen von Chancen und Risiken.

2. Schritt: Wie? Gemeinsamen Nenner finden

Synchronisierung der verschiedenen Interessen. Bottom up Strategy zusammenführen, die einzelnen Aktivitäten koordinieren und vorwärtsbringen.

3. Schritt: Was? Gemeinsame Aktivitäten planen – durchführen – kontrollieren

Entscheidungen definieren und koordinieren. Die einzelnen Aktivitäten planen. Aktivitäten delegieren und ausführen. Kontrolle durch die Marketingabteilung. Aus den Prozessen lernen.

Nach diesem Schema haben wir in der Folge ein sehr aktuelles und komplexes Thema strukturiert und aufgebaut. Das Resultat ist verblüffend. Der Projektverantwortliche konnte nach der vorausgegangenen langen und unkoordinierten Zusammenarbeit erstmals Struktur in dieses Projekt bringen, was ihm nun eine viel zielorientiertere Weiterführung des Projektes ermöglicht. Zur Zeit werden in diesem Projekt auf drei Ebenen Aktivitäten ausgelöst. Die konsequente Kontrolle hilft, das Projekt effizient und zielorientiert vorwärts zu treiben.

Dabei ist die Erkenntnis sehr wichtig, dass die Kommunikationstechniken des „beratenden Führens“ helfen, die Massnahmen vorwärts zu bringen und zielorientiert vorzugehen. Es lohnt sich, individuelles Vorgehen für die Firmen in Workshops zu entwickeln, da so die Leistung der Zusammenarbeit enorm gesteigert werden kann.