Das Corona-Jahr 2020 hat den Fokus auf virtuelle Meetings und Präsentationen gelegt. Für viele war der Sprung von Live- zu Online-Meetings wie Anfang des 20. Jahrhunderts der Wechsel vom Theater zum Kino. Und wir wissen, dass nur wenige Theaterstücke auch im Kino funktionieren.

Jedes Medium hat seine eigenen Regeln mit unterschiedlichen Wirkmechanismen. Interessenten und Kunden fragten mich beispielsweise: Wie präsentiert man online spannend und wirkungsvoll? Was sind die aktuellen Präsentationstrends gerade in Bezug auf das virtuelle Präsentieren? Wie kann man überzeugende und motivierende Präsentationen für Akquise, Konferenzen oder Teams in virtuellen Meetings aufbauen? Wie inszeniert man sich als Person oder als Firma im virtuellen Raum? Darüber hinaus diskutierte ich Fragen mit Unternehmern, wie zum Beispiel: Wie halte ich den Teamgeist aufrecht, wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind? Was sind die neuen Statussymbole, wenn keiner mehr im Büro ist? Im Folgenden will ich darauf kurze Antworten geben.

Die Idee, virtuelle Meetings durchzuführen, keimte bei mir schon in den 2000er-Jahren auf. Ich weiß noch genau, wie ich im Jahr 2010 für meine Firma zehn Webcams kaufte und meine Mitarbeiter motivierte, doch mit Kunden Verkaufsgespräche, Abstimmungsgespräche oder Teammeetings mit Kamera und Bildschirmübertragung online zu führen. Nach ersten Anläufen verwarfen wir die Idee wieder. Der Hauptgrund war, dass die Mitarbeiter sich unwohl fühlten, in eine Kamera zu sprechen. Wir gingen dann den leichten Weg: Wir führten Telefonate und übertrugen unsere Vertriebspräsentation per Bildschirmfreigabe. Das gefiel einigen Kunden und sie fingen selbst an, beispielsweise Mitarbeiter- oder Händlerschulungen online aufzuziehen. Wir unterstützten sie dabei mit technischer Beratung, inhaltlicher Dramaturgie und brillanten PowerPoint-Slides.

Wie präsentiert man nun wirkungsvoll online?

Menschen neigen dazu, sich ablenken zu lassen, wenn ein Meeting oder ein Vortrag langweilig ist. Bei Live-Sessions bemerken die anderen, wenn man abwesend ist. Bei Online-Meetings fällt das nicht wirklich auf. Wie schafft man es dennoch, Aufmerksamkeit zu bekommen?
Erstens ist gute Technik die Voraussetzung, also ein gutes Mikrofon, eine gute Kamera, eine gute Übertragung und gutes Licht – nur wenn ich den anderen gut verstehen und sehen kann, kann Wirkung entfaltet werden. Zweitens müssen Präsentationen und Vorträge spannend sein. Dazu fünf Punkte, die ich in diesem Zusammenhang als wichtig ansehe:

  • Geheimnisse lüften: Alles, was rätselhaft ist, erzeugt Neugier und Interesse. Zum Beispiel kann man ein Detail einer Maschine der Firma auf einer Folie zeigen und fragen, um welche Maschine es sich handelt.
  • Folieninhalte umschreiben: Ein einfaches Beispiel verdeutlicht das Prinzip: Auf der Folie ist ein Eisbär zu sehen. Als Referent spreche ich nicht über den Eisbären, sondern umschreibe das Bild, zum Beispiel das Tier, das Wildtier usw. Die meisten Zuschauer, die vielleicht gerade parallel E-Mails bearbeiten, werden neugierig und wollen wissen, was auf der Folie zu sehen ist.
  • Informationsmenge begrenzen: Nach dem Motto: lieber mehr Folien mit weniger Inhalt als umgekehrt.
  • Folien animieren: Animierte Folie erregen Aufmerksamkeit. Wichtig ist hierzu allerdings eine gute Online-Meeting-Software, die Animationen flüssig abspielt.
  • Interaktionen einbauen: Das können zum Beispiel Fragen, Quiz, Chats, Breakout-Sessions oder Spiele sein.

Was sind die Trends beim virtuellen Präsentieren?

  • Dark Mode: Dunkle Hintergründe wirken online wertiger als helle.
  • 3D-Style: 3D-Elemente auf Folien erzeugen im virtuellen Raum mehr Tiefe und sind im Trend.
  • Social Media: Immer mehr Unternehmen nutzen PowerPoint-Präsentationen, um Präsentationen in ihre Social-Media-Kanäle zu integrieren. Mit eleganter Blätterfunktion entsteht eine Art Mini-Booklet, das man durchblättern kann.

Wie baut man eine überzeugende Präsentation in virtuellen Meetings auf?

Je nachdem, was das Ziel ist, setzt man sich als Person oder als Firma im virtuellen Raum in Szene, etwa zur Akquise, um bei einer Konferenz zu überzeugen oder um ein Team zu motivieren. Hierzu ein Beispiel: Wenn wir online verkaufen, sind wir erfolgreicher, wenn wir uns an folgende Punkte halten:

  • Geschichten erzählen: Dazu gehören zum Beispiel Case Studies, Einsatzideen, Kundengeschichten oder Visual Storytelling.
  • Innovativ visualisieren: Neuartige Ideen und Designs wirken auf unser Gehirn stimulierend und bleiben besser haften. Innovative Visualisierung strahlt auf den Inhalt aus und lässt ihn neu wirken.
  • In Szene setzen: Als Referent bin ich Teil meines Online-Vortrages – ich lege meine Live-Webcam über die Folien oder ich nutze Hintergründe, Überlagerungen, unterschiedliche Kameraperspektiven, Lichteinfälle oder Medien (am Flipchart …). Dazu gibt es spezielle Programme wie etwa Wirecast (bit.ly/wirecast-m).

Beispiele:

  1. Beim Führen eines Verkaufsgesprächs ist mein virtueller Hintergrund im Corporate Design gehalten und man sieht mein Firmenlogo.
  2. Im Personalgespräch befindet sich im Hintergrund ein Zimmer mit warmen Farben.
  3. Bei meinem Vortrag gebe ich meine Folien frei. Der Clou dabei: Ich lege mein Webcam-Bild über die Folien. Das geht zum Beispiel mit Wirecast oder auch Zoom.

Wie erhalte ich den Teamgeist, wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind?

Ich spreche in diesem Zusammenhang von „Social Binding“. Nachdem ich in drei Jahren drei Mitarbeiter in meiner 16-köpfigen Agentur durch Arbeiten im Homeoffice verloren hatte, änderten wir unsere Strategie. Wir führten zum einen verpflichtende tägliche Kurzmeetings von 15 Minuten ein. Kamera ist dabei Pflicht. Wer fehlt, wird angesprochen und erinnert, daran teilzunehmen. Die Meetings sind sehr fokussiert und dennoch locker und unterhaltsam. Flankiert wird das Ganze durch Messenger-Apps für den schnellen Austausch, durch eine informelle WhatsApp-Gruppe, durch kurze Online-Trainingssessions und Online-Einzelgespräche. Mit der neuen Strategie fühlen sich alle Mitarbeiter sehr wohl und abgeholt.

Was sind die neuen Statussymbole, wenn niemand mehr im Büro ist?

Auto, Parkplatzprivilegien, großes Büro … für Chefs sind diese klassischen Statussymbole noch vorhanden, jedoch wirken sie nicht mehr auf Mitarbeiter, weil diese im Homeoffice arbeiten. Eines der sichtbarsten und zugleich ein neues Statussymbol ist das chefeigene TV-Studio. Von hier aus sendet man seine Botschaften und zeigt sich als Vorbild und Leitfigur.

Fazit:

Zusammenfassend kann man sagen, dass Präsentationen im virtuellen Raum an Bedeutung gewonnen habe und es daher besonders wichtig ist, sich mit der Wirkung von Folien und der eigenen Person auseinanderzusetzen. Ich sehe auch großes Potenzial für Innovationen und eine veränderte Unternehmenskultur.